Cómo Trabajar con Varias Personas en el mismo Documento con G-Suite

¿Quieres añadir a alguien en un documento de Google para crear un proyecto juntos? ¿Cómo trabajar con varias personas en un mismo documento con G-Suite? Aquí te contamos cómo hacerlo.

¡Atención! Es posible que tu cuenta de Google tenga restricciones para compartir documentos. En particular, si su instituto o empresa utiliza Google G-Suite, es posible que sólo pueda compartir un proyecto con miembros internos de su organización (por ejemplo, sólo a otros correos electrónicos de su empresa o sólo a otros correos electrónicos de su instituto). En este último caso, póngase en contacto con los administradores de los datos de acceso para obtener más información.

Para los usuarios de Google Workspace (el antiguo Google G-Suite y Google G-Suite para la educación), el espacio en Google Docs es ilimitado, para las cuentas personales es de 15 GB. Consulte las directrices de Google para obtener más información. Este procedimiento es reversible y sólo es válido para los dispositivos de sobremesa (PC o Laptop). Asegúrese de tener un navegador actualizado y una conexión a Internet antes de continuar. Por último, tenga cuidado con quién comparte los documentos y cómo los recopila. Los cambios realizados por cada usuario pueden ser, en la mayoría de los casos, irreversibles.

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Si trabajas con varias personas en el mismo documento con G-S, debes utilizar Google Workspace. ¿Te gustaría utilizar el potencial de Google Workspace para que tu equipo o tus alumnos/compañeros puedan ayudarte a elaborar un mismo documento trabajando en grupo? ¿Te gustaría crear diapositivas con tus colegas para una clase virtual pero no puedes moverte de casa? ¿Cómo crear un documento o proyecto compartido con Google, para que varias personas puedan trabajar en el mismo archivo o documento en tiempo real? ¿Cómo se puede aprovechar el trabajo en equipo y el aprendizaje cooperativo con las herramientas de Google? Siga leyendo para descubrirlo.

Google ofrece a los usuarios «normales» y de Google Workspace principalmente tres servicios dedicados a la redacción de documentos:

  • Google Documents: Una herramienta dedicada a la escritura de documentos de texto normal (también es posible una estructura en Párrafos y Capítulos). El equivalente de Google al «Document Writer» de LibreOffice o al «Microft Word» de Microsoft Office.
  • Google Sheets: Herramienta dedicada a escribir tablas y hojas de cálculo (a menudo con la integración de operaciones automáticas). El equivalente de Google a «Spreadsheet Calc» de LibreOffice o «Microsoft Excel» de Microsoft Office.
  • Google Presentations: Herramienta dedicada a las presentaciones (a menudo presentaciones gráficas, también con desplazamiento automático). El equivalente de Google a «Impress Presentation» de LibreOffice o «Microsoft PowerPoint» de Microsoft Office.

Estas herramientas funcionan a través de la nube. Cualquier cambio realizado en los documentos creados con estas tres aplicaciones es instantáneo y en tiempo real, sin necesidad de guardar los documentos en el PC. Todos los documentos se guardan automáticamente en el archivo de Google de tu cuenta (Google Drive), con la ayuda de algunos servidores e Internet.

A través de esta guía, veremos juntos cómo compartir un documento (creado con estas 3 herramientas de Google) con otras personas para trabajar y editarlo en grupo (enviando un simple enlace o URL), gracias a Google Suite.

Pero cuidado, no todos los formatos del mundo son compatibles con Google Docs. A continuación, se presenta una lista de los formatos actualmente compatibles con el paquete de Google Docs:

  • Documentos: .doc, .docx, .docm .dot, .dotx, .dotm, .html, .txt, .rtf, .odt
  • Hojas de cálculo: .xls, .xlsx, .xlsm, .xlt, .xltx, .xltm .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab
  • Presentaciones: .ppt, .pptx, .pptm, .pps, .ppsx, .ppsm, .pot, .potx, .potm
  • Dibujos: .wmf
  • OCR: .jpg, .gif, .png, .pdf

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Compartir un documento con G-Suite para trabajarlo con otras personas

Y ahora empezamos:

  • Accede con tu cuenta de Google (con el correo electrónico y la contraseña) y haz clic en el menú de la parte superior derecha, luego haz clic en el icono de Documentos de Google, Google Sheets o Google Presentaciones. Si no encuentra estos iconos, no se preocupe. Los servicios de Google son muchos y no caben todos en un solo menú. Haz clic aquí para ir directamente a la página principal de Google Docs o haz clic aquí para ir directamente a la página principal de Google Sheets o haz clic aquí para ir directamente a la página principal de Google Presentations.
herramientas de google
  • Ahora te encuentras en la página principal de Google Documents Google, de Google Sheets o de Google Presentations. Si nunca has subido ningún documento ni ningún otro archivo a estos servicios, la página debería estar vacía. Para añadir un nuevo archivo, haga clic en «+» o similar en la esquina superior izquierda.
nuevo hoja de calculo

En la página principal de cada uno de los tres servicios, podrás acceder a todos los archivos que hayas creado en cualquier momento.

  • Al hacer clic en «+«, se creará un nuevo documento. Para compartir un documento, haga clic en «Compartir» en la esquina superior derecha.
compartir una hoja de calculo
  • Ahora Google te pedirá que nombres el documento (si el documento no tiene título) antes de compartirlo. Escriba un nombre reconocible para este documento y haga clic en «Guardar«.
nombrar hoja de calculo
  • En la ventana que se abre, puedes elegir con quién y cómo compartir el archivo. En la barra situada debajo de «Compartir con personas y grupos» puede introducir un correo electrónico o una lista de correo para invitar a compartir inmediatamente. Haciendo clic en el icono del engranaje de la esquina superior derecha, puedes restringir la configuración de uso compartido entre 2 opciones:
configuración de compartir documentos
  1. Los editores pueden cambiar permisos y compartir: Con esta opción, si das permiso a una persona para que se convierta en «Editor» del archivo, tendrá permiso para compartir el archivo y gestionar los permisos del mismo (por ejemplo, establecer el acceso protegido al archivo).
  2. Los lectores y comentadores pueden ver la opción de descargar, imprimir y copiar: Con esta opción, cualquier persona invitada al archivo como «lector» o «comentador» puede descargar, imprimir y copiar el archivo.

Siga leyendo para saber cómo establecer otras características importantes en el documento.

  • Ahora haga clic en la sección llamada «Obtener enlace» para cambiar la configuración de compartir archivos. La ventana debería expandirse. Ahora podrá hacer clic en 2 nuevos lugares:
obtener enlace de hoja de cálculo
  1. A la izquierda de la sección (en la imagen de abajo la entrada se llama «Quien tiene el enlace»). Aquí puedes decidir con quién compartir tu archivo. Si no quiere restringir el acceso a su archivo, le recomiendo que haga clic en «Cualquier persona con enlace«, de lo contrario seleccione «restringido» haciendo clic en la flecha pequeña.
  2. A la derecha de la sección (en la imagen de abajo la entrada se llama «Editor»). Aquí puedes decidir si quieres dar todos los permisos a las personas con las que vas a compartir el archivo, es decir, convertirlas en «Editor«. También puede elegir entre «Lector» (para permitir sólo la visualización del archivo) o «Comentador» (para permitir la visualización más la posibilidad de comentar).
  • Haga clic en «Copiar enlace» para obtener la dirección del archivo que acaba de compartir y envíelo a quien desee (puede pegarlo en correos electrónicos, insertarlo en comentarios, documentos y chats de su elección simplemente haciendo «clic derecho» + «Pegar» o «Ctrl» + «V» en Windows y Linux y «Cmd» + «V» en macOS). Por último, haga clic en «Finalizar» para cerrar la ventana de compartición. ¡Eso es! Un poco largo pero sencillo y versátil, ¿no?